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Conditions générales et vie privée

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1. Introduction

1.1. Les présentes conditions générales sont émises par SOFIGES, dénomination commerciale appartenant à la société JS Business donc le siège social est situé Chaussée de Namur, 96 à 5070 Sart-Saint-Laurent et immatriculée à la BCE sous le numéro 0723.766.785.

Ci-après dénommée « SOFIGES »

1.2. Le client signifie la partie destinataire du devis et des services, dont les coordonnées d’identification sont mentionnées dans le devis.

Ci-après dénommée « Le Client »

2. Champ d’application

2.1. Sous réserve de conditions particulières rédigées par écrit et expressément acceptées par l’ensemble des parties, les présentes conditions générales sont applicables à l’ensemble des rapports contractuels entre les parties et toutes missions ultérieures. Elles prévalent sur tout autre document ou toutes autres conditions générales même si celles-ci devaient spécifier l’inverse.

2.2. Les présentes conditions générales s’appliquent à toute prestation pour laquelle le Client a fait appel à SOFIGES par l’acceptation d’un devis signé.

2.3. La signature du Client sur tout devis émis ou tout autre document contractuel émis par la suite par SOFIGES, implique l’acceptation sans réserve par le Client des présentes conditions générales pour l’ensemble des documents.

2.4. Les aspects pratiques relatifs aux missions confiées à SOFIGES seront décrits dans un devis contenant les conditions particulières convenues entre parties.

3. Etendue de la prestation

3.1. La prestation de SOFIGES comprend tout ce qui est explicitement listé sur le devis écrit. De façon corollaire, elle ne comprend pas ce qui n’est pas explicité sur le devis écrit.

3.2. Toute prestation ne figurant pas sur le devis écrit fera l’objet d’un devis complémentaire.

3.3. Les prix et les éventuels délais communiqués sur les devis émis par SOFIGES sont donnés à titre indicatif et ne lient pas SOFIGES.

4. Tarifs

4.1. Les honoraires et autres frais sont soumis à 21% de TVA.

4.2. Le Client paiera le montant convenu entre les parties à SOFIGES en échange de la prestation des services telle que spécifiée dans le devis en vigueur.

4.3. En fonction des services prestés, la contrepartie financière sera constituée d’un montant fixe et/ou sera calculée sur base du nombre d’heures presté.

4.4. Toutes prestations non écrites dans une proposition, un devis ou un contrat et qui seraient demandées par le Client dans le cadre de la mission de SOFIGES seront considérées comme complémentaires et portées en compte comme telles.

4.5. Les prestations complémentaires seront facturées sur base du temps et des frais réels investis par SOFIGES, calculées selon les conventions contractuelles spécifiques, d’une part et sur présentation des factures et/ou notes de frais relatives à l’extension de la mission, d’autre part.

4.6. Les frais portés en compte pourront comprendre les frais de voyages, repas, téléphone, logement, impressions, déplacements et tous autres frais directs raisonnablement encourus en rapport avec la mission.

4.7. Sont considérées comme prestations complémentaires, toutes tâches non décrites dans le devis.

5. Délais de livraison

5.1. Sauf stipulation contraire écrite et expresse, les délais indiqués dans le contrat ou devis sont indicatifs et non de rigueur. La responsabilité de SOFIGES ne pourra être engagée que si le retard est supérieur à 5 jours ouvrables. Le dépassement des délais même dans ce cas n’entrainera pas l’allocation de dommages et intérêts.

5.2. Les parties s’engagent à coopérer et à collaborer de bonne foi en vue d’assurer la bonne exécution de leur relation contractuelle.

5.3. SOFIGES s’engage à mettre tout en œuvre pour effectuer les prestations convenues avec les compétences et le soin raisonnablement requis. Le Client reconnait que SOFIGES est liée par une obligation de moyen et non de résultat.

5.4. Le Client s’engage à fournir à SOFIGES toutes  les informations et documents nécessaires à la bonne réalisation des prestations par SOFIGES, et ce dans les délais utiles et sur un support exploitable par SOFIGES.

5.5. SOFIGES se réserve le droit de refuser d’honorer une demande d’un Client qui n’aurait pas réglé totalement ou partiellement une prestation précédente ou avec lequel un litige de paiement serait en cours.

5.6. SOFIGES est libre et indépendant dans l’organisation de ses activités mais elle devra collaborer avec le Client et prendre en considération les directives qui lui seront occasionnellement communiquées par le Client.

6. Paiements

6.1. Le Client recevra les factures relatives au devis en vigueur datées au plus tard du dernier jour du mois précédent le mois d’exécution des services.

6.2. Toutes les factures sont payables trente (30) jours fin de mois par virement bancaire sur le compte de JS Business srl, IBAN BE89 7320 4990 0285, avec la communication reprise sur la facture.

6.3. Le défaut de paiement à l’échéance entraîne, automatiquement et sans mise en demeure préalable, le paiement d’intérêts de retard au taux annuel de 10% ainsi que le paiement d’une indemnité forfaitaire fixée à 10% du montant de la facture.

6.4. Les réclamations ne sont pas de nature à suspendre les obligations de paiement du Client. Sur simple demande, une preuve de paiement doit être fournie par le Client à SOFIGES et ce, par tous les moyens.

6.5. La rémunération des services peut faire l’objet d’ajustement pour cause d’inflation à la date d’anniversaire de l’offre associée.

6.6. Les frais engagés pour le compte du Client (comme les frais de restauration, de voyages, de déplacement, les coûts de courriers et de services d’expédition spéciaux, de copies et de reliure de documents, etc.) sont mentionnés séparément sur la facture et facturés à prix coûtant.

6.7. Les factures demeurent toujours à charge du Client. Si ce dernier estime que la facture doit être payée par un tiers, il lui incombe d’en récupérer le montant auprès de ce tiers.

7. Sous-traitance | Collaboration

7.1. SOFIGES se réserve le droit et, par conséquent, est autorisée à faire appel à un ou plusieurs collaborateurs qu’elle aura choisis pour réaliser tout ou partie des services.

8. Résiliation

8.1. Les parties peuvent résilier le contrat d’un commun accord moyennant un préavis de trente (30) jours calendriers minimum à notifier par écrit prenant cours le jour où son destinataire en accuse réception.

8.2. La durée du préavis presté ou indemnisé sera de trois (3) mois en cas de résiliation de contrat par le Client et d’un (1) mois en cas de résiliation par SOFIGES.

8.3. En cas de résiliation, toute prestation effectuée par SOFIGES sera due.

8.4. Si l’une ou l’autre partie refuse la prestation du préavis, et qu’aucun accord amiable ne puisse être trouvé, le préavis sera indemnisé par le montant de la dernière facture émise multiplié par le nombre de mois de préavis.

9. Résolution

9.1. Chaque partie peut résoudre le contrat unilatéralement, sans indemnité, lorsque l’autre partie manque gravement à l’une de ses obligations principales, et manque d’y remédier dans un délai de dix (10) jours à partir de la notification écrite de la mise en demeure d’y remédier.

9.2. Tout créance déjà facturée devient immédiatement exigible et le Client demeure redevable des prestations et frais déjà réalisés. En outre, SOFIGES est en droit d’annuler toute prestation de services ou engagement en cours, sans qu’il puisse être exigé de cette dernière quelconques dommages et intérêts.

10. Annulation

10.1. Le Client peut annuler, sans frais, la mission pour laquelle il a mandaté SOFIGES uniquement s’il l’en a informé huit (8) jours avant la date prévue pour l’exécution de ladite mission et par courrier recommandé.

10.2. Si le Client annule ladite mission dans un délai inférieur à huit (8) jours avant la date d’exécution de ladite mission, il sera redevable à SOFIGES d’une somme équivalente à 30% de la somme initialement prévue pour ladite mission.

10.3. En cas d’annulation de la mission à la date prévue pour l’exécution de la mission, le Client est redevable du montant total de la somme prévue pour la mission.

10.4. En tout état de cause, les frais déjà engagés par SOFIGES, en vue de la réalisation de ladite mission, seront facturés au Client.

11. Force majeure

11.1. Aucune partie ne pourra être tenue pour responsable de la non-exécution totale ou partielle de ses obligations, si cette non-exécution est due au cas fortuit ou à la survenance d’un élément constitutif de force majeure.

12. Réclamation

12.1. Sous peine de nullité, toute réclamation devra être introduite par lettre recommandée dans un délai de huit (8) jours à compter de la date de la remise de la prestation de services demandée.

13. Responsabilité

13.1. Le client reconnaît et accepte que toutes les obligations dont est débiteur SOFIGES sont des obligations exclusivement de moyens.

13.2. En outre, la responsabilité de SOFIGES, ou de ses collaborateurs, ne peut être engagée en raison de fautes commises par son client ou de ses éventuels mandataires.

13.3. SOFIGES n’est responsable que du respect de ses obligations légales et contractuelles ainsi que des dommages directs causés par son action.

13.4. SOFIGES ne peut effectuer les prestations que pour autant que le Client lui ai transmis tous les éléments nécessaires à la réalisation de celles-ci et n’ait aucunement omis de lui transmettre certaines informations de nature à influencer le résultat des prestations. Le cas échéant, en cas d’omission d’informations ou d’informations manquantes, la responsabilité de SOFIGES ne peut aucunement être mise en cause dans le résultat issu des prestations.

13.5. En cas de mise en cause, par le Client ou par un tiers, de la responsabilité de SOFIGES, celle-ci est, dans tous les cas, limitée au montant des prestations concernées par la contestation ou la mise en cause et payées par le Client. En aucun cas, le montant du dommage ne peut tenir compte d’un bénéfice espéré et non-réalisé ou d’une perte potentiellement évitée dans le chef du Client.

14. Propriété intellectuelle

14.1. Les créations (œuvre écrite, orale, création esthétique, œuvre graphique et plastique, photographies, logiciels, logos, création publicitaire, etc.) de SOFIGES sont protégées par la législation en matière de propriété intellectuelle et restent sa propriété pleine et entière, sauf disposition expresse en sens contraire.

14.2. Ces créations ne peuvent être utilisées par le Client que dans le cadre des conventions qui ont été conclues synallagmatiquement et uniquement sur le territoire belge, sauf autorisation expresse en sens contraire.

14.3. Le Client s’interdit de reproduire, directement ou indirectement, en totalité ou en partie, d’adapter ou de modifier, de commercialiser ou de diffuser à des membres de son personnel ou à des tiers les supports informatiques, écrits ou autres ressources mis à disposition sans l’accord préalable et écrit de SOFIGES.

14.4. SOFIGES déclare être titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs aux produits et aux services commercialisés et mis à disposition du Client ou d’avoir obtenu du tiers propriétaire un droit d’usage régulier de ces derniers.

14.5. Si l’objet du contrat de service constitue une œuvre au sens du droit d’auteur, SOFIGES aura le choix de céder ou de concéder, en tout ou en partie, au Client les droits sur l’œuvre précitée : droit de reproduction, droit de représentation, de commercialisation, d’usage, de détention, d’adaptation, de traduction et en plus généralement tous droits d’exploitation.

14.6. Ladite (con)cession vaut pour tous territoires et pour toute la durée de protection dont l’œuvre fait l’objet.

14.7. En cas de cession, SOFIGES s’interdira pour l’avenir tout fait d’exploitation de l’œuvre précitée.

15. Communication et sécurité

15.1. Si le Client informe SOFIGES, d’adresses e-mail ou tout autre logiciel ou service informatique, en vue de l’envoi de documents, SOFIGES suppose que le Client a pris des mesures adéquates en matière de sécurité et de confidentialité pour la protection de ses intérêts et de ses données.

15.2. SOFIGES doit appliquer les mesures générales et habituelles concernant la sécurité de l’information.

16. Confidentialité

16.1. SOFIGES conserve de manière strictement confidentielle toutes les informations recueillies auprès du Client dans le cadre de la mission qu’elle réalise pour celui-ci.

16.2. SOFIGES ne sera pas tenu par cette obligation de confidentialité s’il prouve que l’information divulguée par lui constitue soit une information qui était en sa possession ou dont il avait connaissance préalablement à sa communication par le Client soit une information connue du grand public.

16.3. SOFIGES a le droit de communiquer l’identité du Client et des informations concernant la mission à des tiers s’ils sont directement impliqués dans la réalisation des missions pour lesquelles SOFIGES est engagée pour ce même Client.

16.4. SOFIGES peut également faire référence au nom du Client (mais pas le contenu de la mission) pour des raisons de publicité, de présentations promotionnelles, de brochures professionnelles et de publications dans des journaux avec son autorisation préalable.

16.5. Le Client peut faire référence au nom de SOFIGES (mais pas le contenu de la mission) pour des raisons de publicité, de présentations promotionnelles, de brochures professionnelles et de publications dans des journaux avec son autorisation préalable.

17. Protection de la vie privée

17.1. SOFIGES est soucieuse de protéger les données à caractère personnel qu’elle est amenée à traiter. À cette fin, elle s’engage à respecter pleinement la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018.

17.2. SOFIGES traitera les données personnelles du client en vue de permettre la meilleure réalisation possible des missions et l’exécution du contrat et afin d’informer le client des activités de SOFIGES.

17.3. Le responsable du traitement est SOFIGES, sis au 96 Chaussée de Namur – 5070 SART-SAINT-LAURENT, inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0723.766.785. Les personnes concernées, c.-à-d. le client, ont le droit de s’opposer, à tout moment, à tout marketing direct en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : hello@sofiges.be. SOFIGES s’engage à y répondre dans un délai maximum d’un mois.

17.4. Les personnes concernées ont le droit d’accéder, de vérifier et de corriger les données personnelles qui les concernent en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : hello@sofiges.be.

17.5. Si le Client n’est pas d’accord avec l’utilisation des données à caractère personnel par SOFIGES, il peut contacter l’autorité de protection des données. 

18. Dispositions générales

18.1. Si une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d’une loi, d’un règlement ou à la suite d’une décision définitive d’une juridiction compétente, les autres dispositions garderont toute leur force et leur portée.

18.2. Les parties conviennent que les présentes conditions générales ainsi que tout contrat auquel elles se rapportent sont exclusivement régis par le droit belge.

18.2. Tout litige entre parties, qui ne pourrait se régler de manière amiable, est de la compétence exclusive des cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Namur.